А. Э. Чернин

Вы с сожалением обнаружили, что с появлением персональных компьютеров бумаг стало больше, а найти ценные сведения еще труднее? Системы управления документацией помогут вам справиться с информационным потопом...

"Сделайте, пожалуйста, что-нибудь!"
В понедельник с утра директор лесной биржи вызвал программиста и сказал, показывая на заваленный бумагами стол:

- Посмотрите, что творится: масса полезной и нужной информации, но я не могу в ней разобраться и найти то, что надо! А еще больше хранится в моем компьютере, но и там ничего нельзя разыскать!

- А какую информацию вы хотели бы найти?

- Но я же не знаю толком, что у меня есть! - парировал директор. - Меня, конечно, интересуют данные о работе биржи. Надо быть в курсе дел по налогам и пошлинам. Нужны сведения о новых видах продукции, текущих и потенциальных клиентах, прогнозы рынка... Короче говоря, разберитесь и сделайте, пожалуйста, что-нибудь!

- Конечно, сделаем, - программист сгреб со стола охапку бумаг и бодро вышел.

В своем кабинете программист внимательно просмотрел принесенные бумаги. Он обнаружил:

рекламные листки,

статистические сводки и прогнозы,

отчеты,

карты и диаграммы,

ксерокопии статей и заметок из газет и журналов,

инструкции, разъяснения, письма и многое другое.

Оказалось, что в этих материалах содержались ответы почти на все вопросы, интересующие директора, но найти их было действительно нелегко.

 - Попробуем хранить информацию в базе данных, - решил программист и стал составлять перечни полей. Статистические отчеты и прогнозы удалось описать в виде реляционных таблиц достаточно быстро. Для хранения и поиска текстовых документов он решил выделить поле ключевых слов. Карты и диаграммы, после некоторого колебания, программист отложил в сторону.

Через пару дней прототип базы данных был готов, и программист продемонстрировал его директору:

- ...Допустим, Вам нужна информация по налогам. Выбираете в списке ключевых слов налоги, нажимаете клавишу -Enter- - и вот список документов, относящихся к налогам!

- Хорошо, а теперь покажите те документы, которые относятся к налогу на прибыль.

- Гм... Ключевого слова прибыль в списке еще нет, но его можно добавить. Правда, придется заново просмотреть все документы... Или добавить поиск по содержанию документа...

- А теперь, если можно, прогноз лесозаготовок на будущий год по областям, - попросил директор.

- Пожалуйста! - программист быстро вызвал другую талицу базы данных и гордо вывел на экран диаграмму.

- А нельзя ли показать все это на карте? Мне было бы удобнее оценить объемы лесозаготовок по регионам.

- К сожалению, карты временно пришлось исключить. Но мы попробуем добавить их в базу данных...

- И тогда уж заодно сделайте так, чтобы я мог просто показать на карте область - и сразу получить по ней необходимые сведения. Кстати, у нас еще была карта с указанием местонахождения клиентов биржи, добавьте и ее, чтобы можно было посмотреть и сопоставить данные по клиентам или просто вывести какой-нибудь текст о каждом из них. Хорошо?

- Хорошо...

- И еще небольшая просьба: иногда хочется во время работы с одним документом заглянуть в другой. Например, увидел в заметке упоминание о каком-нибудь предприятии - и сразу посмотрел, что у нас есть по этому предприятию. Понятно?

- Да, конечно.

- А в целом система хорошая. Осталось еще немного доработать - и можно будет ею пользоваться.


А если сделать гипертекст?
Вернувшись в свой кабинет, программист уселся перед дисплеем и ошарашенно покачал головой:

- Немного доработать! Допустим, нам удастся выводить на экран карты, а поверх них рисовать диаграммы. Но как по карте вызвать нужный текст или данные? И как переходить от одного документа к другому?

По горячим следам программист составил перечень требований пользователя к будущей системе:

• хранение текстовых и графических документов;
• возможность добавления и исключения документов;
• автоматическое выделение ключевых слов в тексте;
• поиск документов по ключевым словам и по содержанию документа;
• переход от текстового или графического документа к связанным с ним документам;
• связь документов с цифровыми данными, построение диаграмм поверх графических документов.

Программист машинально нажал клавишу -F1-, к которой привык прибегать во всех затруднительных ситуациях. Переходя от одного текста подсказки к другому, он неожиданно подумал:

- А если построить систему по принципу гипертекста? Тогда можно будет легко переходить от одного документа к другому. Правда, остаются проблемы с графическими документами и поиском... Ладно, что-нибудь придумаем.


Системы управления документацией заимствуют у других систем разнообразные методы обработки и хранения информации

Но, увы, гипертекстовая система не вполне удовлетворила придирчивого директора. Ему не понравилась необходимость вручную отмечать ссылки в документах - ведь ведь автоматическое индексирование программисту сделать не удалось, да это и не удивательно. Кроме того, средства поиска, позволяющие найти только точно совпадающие слова и словосочетания, были слабоваты, а уж о привязке к базе данных программист постарался и не упоминать.

Статья была опубликована в журнале "Мир ПК" №6 1992 г.